展望 2025：重新定義工作管理

溝通、協作和協調對於一個高效的職場來說至關重要。在大公司裡，你需要資訊暢通無阻地流動，工作交接順暢，流程標準化，這樣才能幫助團隊更好地組織工作，減少混亂，提高效率。

無論你是遠端辦公、混合辦公還是現場辦公，工作管理解決方案都能幫你實現這些。它可以幫助企業全面瞭解工作量，建立可以重複使用的、應用於不同項目的工作流程，儲存各種資料，並幫助跨部門團隊保持一致。簡單來說，工作管理平台就是公司端到端營運的“唯一資訊來源”。

什麼是工作管理？

簡單來說，工作管理就是一個系統，它通過提供全面的可見性和促進協作，來簡化個人、團隊和項目等級的任務。一個高效的工作管理系統可以提高生產力、效率，並最終實現業務目標。

工作管理是在組織層面進行的，它包括項目管理、資源管理、任務管理、時間管理和流程管理。你可以把它想像成一個“超級項目”，一個更高層面的項目。

換句話說，工作管理包含了成功項目的所有要素——只不過是在公司層面進行的。理想情況下，你應該擁有一套可定製的工具，這些工具比那些“一體化”的工具更深入，能夠滿足你的確切需求，並涵蓋工作管理的各個方面：

• 項目管理是工作管理的重要組成部分。它需要一個項目經理來監督項目的範圍、團隊、預算和交付成果。

• 資源管理包括為正確的任務找到合適的人，瞭解他們的工作量，並以一種防止過度分配和項目延誤的方式安排員工。

• 時間管理是一種幫助團隊平衡工作量、按計畫進行並按時完成任務而不會導致過度勞累的方法。最好的時間管理技巧可以在提高生產力的同時，保持團隊成員的工作與生活平衡。

• 報告包括跟蹤不同的業務流程，以衡量生產力和效率等變數。它可以幫助領導層做出決策，以改進業務流程並保持競爭力。

工作管理和項目管理

如果覺得工作管理聽起來很像項目管理，那是因為它們在流程上很相似，但在規模上有所不同。項目管理的生命週期包括計畫、安排、執行和分析，以實現項目目標。而工作管理的生命週期遵循類似的流程，但範圍更廣。它包含多個與戰略業務重點和長期目標相關的項目。此外，它還包括組織內的每個團隊，通常還包括外部利益相關者，並且是一個隨著公司不斷變化的需求而發展的重複過程。

簡單來說，項目管理就像是“做一件事”，而工作管理則是“做好多件事”，並且這些事都是為了公司的大方向服務的。項目管理關注的是單個項目的成功交付，而工作管理則著眼於整個公司如何更高效地運轉，實現長遠目標。

工作管理流程的各個階段

一個完整的工作管理流程包含幾個階段，每個階段都有不同的目的，共同推動工作向前發展。

• 工作識別

識別階段的目標是確定並記錄需要完成的工作、完成方式以及完成的時間表。在這個階段，具體地說明和概述工作內容非常重要。

舉個例子，假設一家公司確定需要在下個季度開展一項行銷活動。那麼，相關的任務可能包括部落格文案、社交媒體文案、一次網路研討會、一個 bug 修復以及一個產品功能發佈——這些都屬於不同團隊負責的項目。為了開始這項工作，團隊可以使用像 Trello 這樣的看板工具，並根據活動的具體需求進行調整。在這種情況下，管理該項目的團隊將建立並自訂一個看板來管理資訊、邀請同事、設定成員權限並加入任務。

簡單來說，“工作識別”就是先把要做的事情都想清楚、寫明白，包括要做什麼、怎麼做、什麼時候做完。就像是給整個工作定個調子，打個草稿。

• 工作計畫

在計畫階段，管理者需要預測他們將需要的資源、項目的時間表，以及構成最終交付成果的各個小交付成果。

舉個例子，一位市場經理會列出不同的任務，將它們與所需的技能相匹配，並找出組織內部在下個季度擁有這些技能且有空閒時間的人。假設他們需要文案撰寫人員、社交媒體專家、設計師、產品行銷經理和開發人員來完成活動的所有交付內容。然後，經理會將可用資源與活動的需求進行匹配。這有助於管理者評估他們是否擁有內部人才，或者是否需要提升團隊成員的技能，並考慮到其他也需要相同資源的項目。像 Confluence（一款團隊協作軟體）中的“項目計畫”和“項目海報”等範本可以作為所有這些重要項目資訊的真實來源。

• 工作排程

排程階段是工作管理流程的基礎。為了制定萬無一失的排程，管理者需要首先全面瞭解未來幾週甚至幾個月的情況。然後，明智的做法是在員工的日程安排中建立緩衝時間，以便他們在需要請病假時趕上任務，或者為休息、研究和學習留出空間。

例如，在安排設計師時，經理可能會發現一位設計師已經被分配到另一個項目，而另一位設計師則在關鍵交付期間預訂了休假。排程階段會提醒他們注意這種可能的時間衝突，以便他們能夠主動從另一個團隊或自由職業者那裡找到設計師來頂替。

• 工作執行

執行階段可能是工作管理流程中持續時間最長的階段，也是行動開始的階段。通過順暢的工作管理流程，團隊成員可以輕鬆地按計畫執行任務並達到交付里程碑。在這個階段，行銷活動將全面展開，部落格內容和社交媒體文案將按既定節奏發佈，產品錯誤已得到修復並已宣佈，新功能發佈也已準備就緒。

團隊協作是此階段的關鍵，像 Jira 這樣的工具可以幫助打破資訊孤島，使所有團隊（從財務到工程）都圍繞手頭的任務保持一致。團隊可以在 Jira 中使用時間線、列表、日曆或看板檢視，以最適合他們及其利益相關者的方式展示工作，從而幫助每個人保持一致並按計畫進行。

• 工作跟進

工作跟進階段是監控任務進度、集思廣益解決挑戰以及溝通延誤情況的階段。事情並不總是按計畫進行。糟糕的計畫、低效的排程以及缺乏溝通和協作都可能導致任務偏離軌道。跟進階段允許管理者解決瓶頸、調整截止日期並記錄變更。

假設一項新功能發佈意外延誤，這會影響到其他相關任務。借助 Atlassian Home 中的 Goals 功能，負責交付新功能的團隊可以通過發佈每週項目更新來讓他們的利益相關者瞭解任何進展更新。

傳統上，關於工作的重要溝通都是在會議中進行的。但是，要讓每個人都抽出時間參加會議可能很困難，而且會議還會打斷團隊成員的專注時間。Loom 提供了一種簡單的方式，讓每個人都可以共享螢幕並錄製視訊消息、反饋或項目更新，而無需等到下次會議。Loom 視訊可以在 Goals、Confluence 頁面、Jira 任務或團隊工作的任何其他地方共享。

• 工作分析

工作分析階段是查閱文件以獲取經驗教訓的階段。工作分析可以深入瞭解障礙和成功，以便集思廣益地解決問題，並為取得成就建立可重複的流程。

在這個階段，團隊將分析新產品功能發佈延誤背後的原因。是因為新團隊成員需要更好的入職培訓嗎？是因為開發人員被調到另一個項目了嗎？是因為開發人員沒有得到完整的產品路線圖嗎？根據這些問題的答案，你可以制定解決方案並將其用於未來的工作管理場景。

為了進行全面的分析，你需要能夠提供精準洞察力並幫助你瞭解工作狀態的資料和報告功能。像 Jira 這樣的工具可以幫助平衡和控制團隊工作量，放大以獲得一天的檢視，並使你能夠進行特定於項目的報告。

Atlassian工作管理工具套件

工作管理並非易事，但技術可以極大地改善你的體驗。與其選擇可能導致任務和細節遺漏的“一體化”工具，不如選擇一個包含一套工具的工作管理平台，每個工具都有其獨特的優勢。

• 溝通： 用 Loom 錄視訊就像發語音消息一樣方便，但又能展示螢幕，更直觀地表達想法，減少開會和發郵件的麻煩。

• 協調： Jira 就像一個項目管理中心，讓大家清楚地知道有什麼任務、什麼時候完成、誰負責，避免工作重複和遺漏。

• 內容： Confluence 就像一個團隊共享的“雲盤+筆記本”，大家可以在這裡一起編輯文件、分享資料，方便又高效。

• 協作： Trello 就像一個任務看板，用卡片的形式把任務列出來，大家可以清楚地看到任務的進度和優先順序，方便團隊協作。

• 非同步溝通： 簡單來說就是“不用等大家都線上才能溝通”，比如用視訊留言的方式，即使大家不在同一個時間工作，也能及時交流資訊。這種方式對於跨時區的團隊尤其重要。