你已安坐在工作區，手握一杯冒著熱氣的咖啡，正準備全心投入老闆殷切期待的戰略計劃。但就在你剛要開始時——叮。Slack 傳來財務同事的訊息：「別忘了在今日下班前提交預算申請。」還沒來得及消化——叮。牙醫診所的郵件提醒你預約半年一次的洗牙。你深吸一口氣，然而——叮。Workday 通知直屬下屬的工時表正等待你審核。短短幾分鐘內，你的專注時間陷入混亂，待辦事項以無情的緊迫感不斷擴張。
這種通知轟炸不僅僅是小困擾，更是生產力的致命傷。每當我們劃掉一項待辦，新任務立刻補上。難怪三分之二的員工結束工作時，待辦清單上總留有未完成的項目。
那麼，我們該如何應付從四面八方襲來的待辦事項？哪些該果斷忽略，哪些又該優先處理？而那些看似游刃有餘的人，究竟是如何辦到的！？
為此，我們展開一項針對六國 6,000 名知識工作者的調查，探究他們的待辦清單管理方法。以下揭曉我們的發現。
本調查由 __DNT_PLACEHOLDER_Wakefield Research__ 執行，涵蓋美國、英國、澳洲、印度、德國及法國六個市場，各市場抽取 1,000 名受訪者，調查期間為 2024 年 12 月 20 日至 2025 年 1 月 12 日，透過電子郵件邀請與線上問卷進行。
## 待辦清單現狀
多數人認同「有條理」是高效管理任務的關鍵優勢。事實上，高達 89% 的員工認為，最有條理的人通常也是成就最多的人。渴望加入此行列的 82% 受訪者，已建立正式系統來組織待辦事項。
不過這些系統就像雪花——沒有兩套完全相同。值得注意的是，超過...
半數（52%）的知識工作者承認，他們的組織方法在外人眼中可能顯得雜亂無章，但他們堅信這些方式對自己非常有效。
無論我們的待辦清單看起來多麼不同，當劃掉完成事項時，那種滿足感是共通的。事實上，高達 70%擁有待辦清單的專業人士認為，劃掉完成事項帶來的快感甚至勝過同事的讚揚。
清單對決：個人事務 vs 工作任務
我們也調查了人們如何區分管理個人與工作待辦事項。發現近半數（47%）員工會用兩份獨立清單來分別追蹤；約四分之一（23%）選擇將所有任務整合成單一清單；另有 21%僅保留工作相關清單，個人事務全靠記憶處理。
研究還發現，人們會在多種載體上管理待辦事項——無論個人或工作任務：行事曆、筆記本、效率應用程式都在列。
究竟哪種方式更好？該分開還是合併管理？該集中追蹤還是分散記錄？雖然每人偏好不同，但數據顯示：越常運用職場學到的組織系統與工具來管理所有任務，你的效率表現就越好。
使用職場組織系統的人，自認有條理的機率比自創系統者高出 1.4 倍。更有趣的是，有條理的人運用職場工具管理私人事務的機率，竟達到其他人的兩倍。
混亂的多米諾效應
在團隊中，個人效率其實是張高度複雜的互聯網。即便你已萬事俱備，一位缺乏條理的同事仍可能阻斷你（乃至整個團隊）的前進動能。
如果你自認不是特別有條理的人，請注意——因為習慣
對於那些做事較無條理的同事，他們幾乎毫無耐心。近五分之四（78%）的受訪者表示，寧願自己多做一些工作，也不願被迫與缺乏組織性的同事合作。（這就像學校小組作業中，那個舉手投降說「好吧，我全部自己來」的組員。）此外，近三分之二的員工表示，如果開除一個缺乏組織性的團隊成員能提升整體成果，他們會選擇這麼做。
員工對於做事雜亂無章的隊友心生不滿，其實並不令人意外。缺乏條理不僅會導致嚴重的進度延誤，更會引發強烈的負面情緒。
三步提升個人工作效率
我們發現，要更好地掌控待辦事項，第一步很簡單：磨練你預估任務所需時間的能力。接著，在行事曆中預留這段時間，並盡力保護這段時間不被占用。
這種技巧稱為「時間盒」（timeboxing），對於有拖延症、或經常在短時間內手忙腳亂同時推進多項任務的人特別有效。（劇透：這種方式很少成功。人的注意力能分配的彈性畢竟有限。）
時間盒是經過驗證、能有效維持高生產力與工作一致性的方法。在最近與 Atlassian 用戶的實驗中，我們發現 68%的人在使用時間盒規劃行事曆後進度明顯提升，55%的人目標清晰度有所改善。關鍵結論？當你以最重要的待辦任務為核心規劃一天時，你其實正在透過設計，辨識出自己最關鍵的工作。
更好的做法是：將你的行事曆公開給整個團隊，讓他們清楚你正在處理的事項、執行時間，以及完成所需的時程。
Trello 現在內建「計畫工具」功能，讓你可以直接 從看板將待辦事項拖曳到行事曆——反之亦然。
你知道嗎？有條理的人從待辦清單中刪除項目的機率比一般人高出 1.4 倍。__DNT_PLACEHOLDER_...__
如果他們在幾天內沒有完成任務，該怎麼辦？與其讓任務拖延（最終被擱置），不如養成及早說「不」的習慣。記住，如果一項任務既不重要也不緊急，或許它一開始就不該出現在你的待辦清單上。使用 Trello，每個人都能從追蹤多份清單的待辦事項中解放。所有記錄下來的待辦事項都會直接進入你的 Trello 收件箱，你可以在那裡檢視、排序、篩選新的待辦事項，並按自己的喜好進行組織。
待辦事項管理和時間規劃固然重要，但前提是你必須清楚知道自己正在朝什麼目標努力。這時「首要任務」的概念就派上用場了。
每天工作結束前，花幾分鐘為第二天設定一項首要任務，並調整你的日程，確保你有足夠的時間和空間來完成它。這項首要任務應該是你清單上一個（僅限一個！）高影響力、無法委託或忽略的任務——也不能悄悄從待辦清單中刪除。
從小處著手是關鍵。每天完成一件重要任務能為你帶來強大的動力。深度工作和完成任務的時間很容易被會議、即時訊息和回覆郵件所擠佔。
真正的生產力意味著為實際工作騰出空間；設定首要任務是實現這一目標的可靠方法。
發揮你的個人生產力潛能
我們的待辦清單和我們一樣，都處於不斷完善的過程中。隨著任務、團隊和工作方式的變化，我們用來組織這一切的系統和工具也應隨之進化。
將像 Trello 這樣靈活的待辦清單工具與本文概述的策略相結合，你將朝著更有條理的自己邁進。擁抱這個過程吧！
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