將零散資訊轉化為易於查找的知識，使之成為企業的超能力。
你是否曾花費過多時間尋找某條關鍵訊息、某個重要連結，或是推進專案所需的簡報檔？當最終仍找不到時，是否只能安排會議或私訊同事獲取資訊？
這並非個案。事實上，56%的職場人士表示，他們經常發現獲取所需資訊的唯一方式就是詢問他人或安排會議。當資訊散落在收件匣、私訊或人們腦海中時，連 AI 也愛莫能助——因為 AI 無法調用未在線上文檔化的內容。這導致團隊困在各自為政重複造輪子，或陷於無止盡的會議，無法有效累積彼此經驗。
56%的職場人士表示，獲取所需資訊的唯一方式經常是詢問他人或安排會議。
但當您將資訊上線——讓團隊和 AI 都能輕鬆存取——並保持資訊更新時，就能建立人人可用的豐富知識庫。效益顯而易見：會議時間縮短、減少無謂搜尋、加速決策過程，並產出更出色的成果。
我們的研究顯示，高效團隊透過以下實踐方法釋放集體智慧，徹底避免「等等，那個檔案在哪？」的窘境。
將零散資訊轉化為競爭優勢
更好的知識共享始於更好的習慣，包括：
沒有人願意終日埋首訊息堆、不斷標記同事 ，或是參加本該用郵件解決的會議。人們希望快速獲取所需資訊，才能高效完成任務、解決關鍵問題。
以下是三項經研究驗證的實踐方法，可將組織知識轉化為更快速、更智慧的決策。
實踐一：以文檔化溝通取代會議
過多會議被用於分享資訊或討論工作執行，這吞噬了團隊本可用於創造價值的寶貴時間。
並且不會留下可查閱的記錄。請用高品質的書面材料和短影片取代這些內容。
為短影片和書面訊息騰出空間：週一時，檢視你的行事曆上那些僅計劃分享進度更新或示範的會議。如果你是管理者，檢查你的一對一會議。是否有任何你打算在每次會議中重複的內容？試著改錄製一段簡短的 Loom 影片，或發送書面更新（例如透過 Slack）。這樣能將你想分享的資訊規模化，集中相關的群組討論，並騰出時間進行專注工作。
透過非同步更新分享優先事項：每月發送影片或書面更新，將當前優先事項與公司目標連結。建立持續的對話機制，讓團隊能理解背景、提出疑慮並調整工作方向——完全無需再安排會議。
嘗試以文件主導會議：對於必要的會議，先準備一份概述背景、目標和關鍵討論點的文件——然後記錄做出的決策（AI 可以協助這部分！）。這份文件隨後會成為公司共享知識系統的一部分。
Atlassian 的 Teamwork Lab 測試過這種方法。運作方式如下：
結果如何？會議變得更充滿活力、包容且高效。它們激發出更多創意，並讓每個人都更容易貢獻意見。
實踐 2：優先考慮內容品質而非數量
創造清晰、可信且標註適當的高價值內容。如此一來，你的團隊能快速找到所需資訊，不必浪費時間在雜亂內容中摸索。
保持清晰簡潔：當人們試圖解決問題時，沒人有時間閱讀長篇大論。清晰直白的訊息能穿透噪音並驅動行動。當你的非同步溝通能解答「人們需要知道什麼」及「為什麼他們該關心」時，團隊成員就能快速找到所需內容並採取行動。
廣泛分享前先讓多人參與貢獻：在廣泛__DNT_PLACEHOLDER_1__
團隊成員在將頁面分享給團隊以外的人之前，會先進行審查和補充。這種品質檢查機制能產出更優質的內容，同時減少內容過載的問題。
採用有組織的透明度：讓所有人都能接觸到早期階段的工作，但要通過明確標示內容狀態（如「進行中」或「正式核准」）來區分。使用標籤和不同的空間來顯示內容是初步構思、準備接受反饋，還是正式指引。這樣一來，大家既能互相學習和借鑒彼此的工作成 果，又能清楚知道哪些內容可以信賴。
實踐三：與 AI 協作，快速獲取所需資訊
借助 AI，團隊可以將資訊轉化為推動工作的洞見——但前提是必須以建立互聯知識庫的方式進行協作。
將所有內容上線以便 AI 存取：建立一個集中存放目標、專案和團隊資訊的地方。當知識易於搜索且保持最新時，它就會成為協調一致、更明智決策和創新的強大工具。
建立定期更新文件的慣例：養成簡單的習慣，並與 AI 協作確保文件保持最新。當團隊定期更新知識時，AI 就能在適當時機提供正確的資訊——人們也能信任所找到的內容。利用 AI 生成視訊會議和 Loom 錄影的文字記錄和摘要，將對話轉化為可搜索的文字，納入知識庫中。
先搜索，最後才詢問：克制在尋求資訊時直接聯繫同事的本能反應。相反地，先與 AI 協作搜索現有文件。這樣既能保護每個人的專注時間，又能獲得所需的答案，而且比等待他人回覆更快速。
使用 Rovo Search 即刻找到所需內容
Atlassian 如何透過視訊更新在兩週內節省 5,000 小時的會議時間
Atlassian 自 2016 年就開始使用 Loom，遠早於我們兩家公司在 2023 年合併。2024 年 3 月，Atlassian 的「隨處工作實驗室」發起了一項全公司範圍的挑戰，用 Loom 影片取代一場會議。我們想測試這個簡單的調整是否能減輕會議負荷，同時維持跨時區團隊的聯繫。
我們鎖定最適合的會議類型：由單人主導發言的場合，例如簡報、進度報告、產品演示和專案啟動會議。
實驗結果？短短兩週內：
活動結束後，傳訊經理 Marques 分享：「使用 Loom 打破了『等下場會議再討論』的慣性...錄製影片意味著我和同事都不必空等。」資深產品經理 Will 補充：「我的團隊分散全球，Loom 讓我們實現高品質的非同步協作。『用展示取代講述』的本質提升了互動質量。」
結論很明確：非同步溝通不只節省時間——更能促進連結、協作與團隊學習。
使用 Loom 打破了「等下場會議再...」的慣性...能隨時錄製影片意味著我和同事都不必空等。
資訊管理只是團隊協作拼圖的一角
讓資訊易於取得固然關鍵，但唯有結合 Atlassian 工作系統（我們讓團隊協作生效的核心哲學）的另外三大支柱，才能發揮最大成效：
當團隊能輕鬆取用豐富知識庫時，能創造什麼成果？這種互相學習的模式不僅加速工作——更是將企業洞察轉化為競爭優勢的關鍵。