減少會議次數並重塑團隊工作方式，同時不影響效率。
我與最近的團隊成員相距約 300 英里——我在堪薩斯州，她在聖路易斯——我們兩人都離 Atlassian 最近的德州奧斯汀辦公室超過 500 英里。此刻是中部時間晚上 6:46，我正在起草這篇部落格文章——但今天上午我仍能參加最喜歡的芭蕾把桿課程。這種地點與工作時間的彈性，正是分布式團隊帶來的優勢。由於成員身處不同地點，我們的工作往往不需要即時或面對面交流。換言之，我們的協作與溝通多數時候都是非同步進行的。
但我們集體運用非同步工作模式的能力仍處於初級階段，仍在學習何時以及如何發揮其優勢。Atlassian 與 Wakefield Research 對美國和澳洲 1,000 名知識工作者進行的研究顯示，分布式工作的問題不在物理距離，而是「企業缺乏合適的工具、規範與工作方式，仍依賴更適合面對面辦公室協作的舊模式」。
您的團隊何時該採用非同步溝通？何時又該選擇同步（即時）溝通？如何確保團隊真正發揮非同步溝通的最大效益？Atlassian 正站在這個工作新紀元的前沿，我們經過驗證的實務方法能協助解決分布式工作中最棘手的挑戰。
同步與非同步溝通：核心差異何在？
深入探討前，讓我們先明確定義這兩個術語。雖然字面拗口，但非同步溝通本質很簡單——任何非即時發生的溝通都屬此類，無論是電子郵件、頁面留言還是信鴿傳書。沒錯，就連 Slack 上快速往返的對話在技術層面也屬於非同步溝通。
同步溝通（synchronous）——關於這點稍後會詳細說明。同步溝通是即時發生的互動模式，例如會議（無論虛擬或實體），或是千禧世代最頭痛的電話溝通。
非同步溝通與協作的興起之所以重要，是因為溝通確實佔據我們工作日的極大比重：2023 年 5 月 Loom 研究發現，知識工作者「平均每天花費 3 小時 43 分鐘透過各種管道溝通，包括電子郵件、即時訊息、視訊會議和電話」。換言之，我們將一半的工作時間都用於彼此溝通。
這段來自 Atlassian University 免費自主課程《分散式團隊的非同步協作》的短片，能快速帶你理解非同步與同步溝通的差異，以及如何充分發揮兩者優勢：
三個你以為需要同步溝通——其實未必的場景
疫情迫使許多人迅速轉向分散式團隊的遠距工作模式，但多數人並未改變工作方式，只是將實體會議習慣原封不動搬進這個新世界，所有會議照舊，只是改在 Zoom 上進行。
這並非最佳實踐：76%員工表示 Zoom 會議比實體會議更容易分心。既然混合辦公已成常態，我們該重新思考開會頻率與溝通效率。只要自問「這個任務更適合同步還是非同步溝通？」，就能最大化團隊共識與生產力。
以下是三個通常透過會議完成，但其實更適合非同步處理的工作場景：
傳統上，我們習慣在群體環境中即時「腦力激盪」解決問題。但非同步腦力激盪往往更有效且更公平。
非同步腦力激盪的天然優勢在於，團隊成員可以按照自己的節奏工作，從而留出更多時間進行反思。但研究也顯示，女性與邊緣群體獲得貢獻機會更少——且「當他們在各類同步工作場景中發言時，往往會遭受更嚴苛的批評」（《哈佛商業評論》指出）。簡而言之？異步工作能通過讓傳統上被壓制的聲音不受干擾地貢獻觀點，從而激發創造力，並使新想法更加多元化。誰不想要更多、更具創意的點子呢？
在集思廣益產出絕妙構想後，下一步當然是將其實現。事實證明，當團隊協作工具能作為團隊工作可輕鬆查閱共享的歸屬地時，我們 往往根本不需要在實體空間即時規劃工作。
工作與專案管理工具的設計初衷就是協助團隊協作。它們還能修正某些我們鍾愛的異步工具的小缺陷：雖然 Slack 訊息比電子郵件更隨意因而（通常）效率更高，但 Slack 訊息也無法建立優先級系統。而由於人類本能，我們極容易屈服於緊急事務的焦慮感——比如「剛收到上司的訊息詢問活動成效不彰的原因，我該立即處理」，卻忽略真正重要的事項——「下週還有另一個活動要上線，我該優先完成收尾工作」。
我們的主張是：進度會議從根本上就不該以會議形式存在。畢竟這類會議目的只是同步資訊，既不需要來回討論也不涉及協作——只需讓相關人員知曉狀況。
用最適合團隊的方式保持資訊同步吧——但對於進度會議而言，同步溝通絕對不是正確答案。
唯一真正需要同步溝通的情境：刻意營造的共處時光
在異步工作的另一面 Atlassian 的分散工作政策體現了我們對於在可能時進行面對面交流以建立連結與信任的承諾。雖然透過非同步方式也能建立信任，但人際關係在非同步模式下確實較難自然發展。因此我們特別重視所謂「有意識的共處」——無論是數位形式或實體相聚，讓我們能認識彼此作為完整個體的存在，而非僅限於職場數位「圍牆」內的角色。要建立真摯的人際連結，現實中的相聚始終無可取代。若條件允許，請預留部分預算與時間來培養團隊默契與心理安全感，這項投資將帶來豐厚回報。
7 個與團隊進行卓越非同步溝通的技巧
這些技巧摘錄自 Atlassian University 課程，專為幫助您掌握與團隊進行非同步溝通協作的精髓而設計。
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