您的行事曆是否也被開不完的會議塞滿了？團隊同步會議、專案討論、績效面談... 各種您無法缺席的行程佔據了大部分的工作時間。
但您是否曾想過，為自己「預約」一個專屬的工作時段，並以同等的重視程度去執行它？這就是「時間區塊法 (Time-blocking)」的核心概念——在您的行事曆上，刻意保留一段時間，專注於完成特定的任務或專案。
這個方法能帶來兩大好處：
保障專注時間：它能在忙碌的工作日中，為 您開闢出一段不受干擾的時間，來處理那些重要但容易被推遲的任務。
告別多工處理的假象：它能有效減少您在龐大的待辦清單中，試圖一心多用、頻繁切換任務的誘惑 (溫馨提醒：真正的多工處理是不存在的)。
正如行政管理教練 Krissy Metzler 所說：「您需要抑制那種在不同任務間來回跳動的慣性。您不會希望自己像一顆乒乓球，在混亂中度過一天。」
什麼是「時間區塊法」？
時間管理與生產力教練 Alexis Haselberger 解釋道：「時間區塊法，就是與自己有約，專心處理特定的工作。」
您可以這樣想：如同您會為了一場 Zoom 會議保留一小時，您同樣可以在行事曆上，為自己保留 一小時來準備即將到來的簡報投影片。這個方法的精髓在於，為待辦清單上的每項任務，在您的日程表中安排一個具體的時間點，並在這段時間內心無旁鶩地只做這件事。
「時間區塊」可以是針對特定專案的一次性安排，也可以是行事曆上的固定行程。例如，您可以設定每天早上 9:00 到 9:30 為處理 Email 的固定時段。
[示意圖：一個 Google Calendar 截圖，上面除了會議外，還有標示為「撰寫 A 專案規格書」和「回覆 Email」的色塊。]
請記住，要讓這個方法奏效的關鍵在於：您必須嚴肅看待這些與自己的約定，給予自己一段不需對任何人、任何事負責的專注時間。
為什麼「時間區塊法」如此有效？
時間區塊法之所以有效，是因為它能修正我們容易被各種事務所干擾的天性。
Metzler 說：「人類的天性就是容易分心。」我們總想在事情一出現時就立刻處理掉，導致工作日常像在玩一場永無止盡的「打地鼠」遊戲。
時間區塊法能幫助您抵抗這種誘惑，讓每件事情都有其專屬的位置。Metzler 這樣比喻：想像一下，您正在為客戶 A 執行一個專案的時間區塊內，突然有同事跑來跟您討論客戶 B 的事情。這時，因為您知道自己稍晚已經安排了處理客戶 B 事務的專屬時段，您就可以自信地告訴他：「我了解了，我稍後有安排時間專門處理客戶 B 的問題。」這讓您有充分的理由，繼續專注在客戶 A 的任務上，避免了昂貴的「情境切換 (Context-switching)」成本。
此外，Haselberger 提到，時間區塊法還有另一個好處：它能迫使您對自己的待辦清單更加務實。這是因為時間區塊將任務所需時間「視覺化」了，這或許能幫助您意識到自己承擔了過多的工作。長遠來看，這種覺察能避免您在工作上過度承諾：一旦您的行事曆被填滿，您就知道自己已沒有餘裕再接下更多任務了。
兩種將「時間區塊法」融入日常工作的方式
根據您的需求和偏好，有兩種方式可以將時間區塊法應用到您的工作中：
直接標示在您的共用工作行事曆上
做法： 這是最直接的方法。當您需要一小時來完成某個專案時，直接將它像一個會議一樣，新增到您的工作行事曆中。這樣，您的同事將無法預約這段時間，您的狀態也會顯示為「忙碌」。
優點： Haselberger 指出，這種方式能真正保護您的專注時間不被他人占用。
缺點： 如果您的行事曆突然多了許多「忙碌」時段，可能會讓需要與您開會的同事感到有些困擾。
建立一個私人的時間區塊行事曆
做法： 如果您還不習慣在共用行事曆上劃定硬性界線，可以建立一個只有您自己能看到的私人行事曆。Haselberger 形容這像一個「覆蓋層」，讓您能看到自己的時間規劃，但不會顯示在公司的官方行事曆上。
優點： 當有人確實需要與您安排會議時，這種方式保留了彈性。
缺點： 這也正是它的缺點——沒有任何機制能阻止您的同事預約您的專注時段。
如何準確預估任務時間？
無論您選擇哪種方法，任何時間區塊系統都仰賴於對「任務所需時間」的準確預估。
Metzler 表示，準確預估本身就是一項需要練習的技能。在初期，您的預估很可能會失準，而且人們通常會比預期花費更長的時間來完成任務。Metzler 建議透過問自己以下問題，來做出更準確的預估：
資訊是否齊全？ 我是否已掌握開始這項任務所需的所有資訊？（如果沒有，您需要額外時間去收集。）
身心狀態如何？ 我目前的精神狀態好嗎？（例如，在精神不濟時工作，會直接影響您的效率。）
目標是否清晰？ 我對於「完成」的定義是否清楚？（或者說，團隊對於目標是否有一致的共識？）
完成任務後，反思實際花費的時間至關重要。比預期花的時間更多還是更少？為什麼？Metzler 強調，深入探究「為什麼」對於未來如何做出更準確的時間預估非常有幫助。
一旦您掌握了訣竅，可以為常見或重複性的任務建立一份「時間估算備忘錄」，讓生活更輕鬆。Metzler 說：「別讓這些資訊免費佔用您的大腦記憶體。」
Haselberger 補充，您可能會發現自己有一個固定的「失準率」。例如，如果任務實際花費的時間總是您預估的 1.5 倍，那未來在預估時，就可以直接乘上 1.5 的 係數。
應避免的常見錯誤
時間區塊的目標過於模糊： Haselberger 指出，當我們為每個區塊設定具體任務時，時間區塊法最為有效。不要只是安排一小時的「深度工作」，而是要明確指出您在這段時間內要處理的特定任務或專案。
過度排程您的一天： 您可能對嘗試這個方法感到興奮，但切勿過度。Metzler 認為，如果您將一天中的每一分鐘都排滿，沒有留下任何緩衝時間，反而會成為生產力的障礙。她建議，可以從每天安排三個時間區塊開始，習慣幾週後再逐步增加。
忽略了基本需求： 別忘了為收發 Email 或午休等必要事項安排時間。Metzler 說，這些也值得在您的行事曆上佔有一席之地。因為如果您不為它們保留時間，它們很容易就被犧牲掉 (Metzler 提醒：犧牲午餐對您的效率或生產力沒有任何幫助)。
被「緊急」事件打斷： Metzler 指出，這是一個常見的陷阱，需要自我反思。她說，我們常常將事情視為「緊急」，但它們實際上並非如此。它們可能很重要，但或許可以等到您的時間區塊結束後再處理。
行事曆太滿，沒有空間： 如果您的行事曆早已被會議塞爆，Haselberger 建議進行一次「會議審核」，試著找出可以精簡或取消的會議，以釋放一些寶貴的時間。
隨意刪除或不尊重自己的安排： 即使您告訴自己這是一個與自己的約定，但在忙 碌時仍可能忍不住忽略它。對此，Haselberger 為自己訂下一個規則：她從不「刪除」時間區塊，只能「移動」它。因此，她會重新安排時間，確保這項工作最終能被完成。