將想法變為行動：Confluence 團隊如何用 Confluence 提升協作效率？

有沒有那麼一個瞬間，你希望團隊協作能再簡單點，再高效點？📖 如果 Confluence 是你工作中的夥伴，那麼今天，你將從“官方玩家”那裡學到真正的“Confluence 進階秘籍”！我們將手把手帶你瞭解 Atlassian 團隊如何將 Confluence 玩轉到極致，讓你的項目從想法到落地，效率翻倍！

🚀 1. 專屬空間：為項目成功奠定基石

Atlassian 團隊在每個項目啟動時都會建立一個專屬的 Confluence 空間。這裡是戰略文件、衝刺計畫、會議記錄和最終交付成果的中央樞紐。提前設定空間有助於團隊保持井然有序、專注目標。

空間等級的權限設定確保敏感工作安全無虞，同時協作夥伴可以輕鬆貢獻，無需在不相關的內容中大海撈針。Atlassian 的各個團隊都會根據自己的工作方式來訪問和定製每個空間：市場團隊可以在一個資料夾中管理行銷日曆，而工程師則可以在另一個資料夾中跟蹤衝刺進度。

無論何種用途，內容始終保持最新且易於導航。隨著時間的推移，結構良好的空間將成為知識中心，減少資訊孤島並加速新成員的融入。新隊友可以快速上手，利益相關者知道在哪裡找到答案，即使項目上線數月後，項目歷史也依然易於訪問。

🔹小貼士：將最常用的空間加星標，以便快速訪問——這在同時處理多個項目或跨職能團隊時特別有用！🌟

✍️ 2. 即時文件與頁面：協作觸手可及

為了跟上快節奏的工作，Atlassian 團隊使用 Confluence 即時文件進行無縫協作。團隊成員可以同時編寫、編輯和評論——沒有版本衝突，沒有延遲。

當編輯發生時，頭像和游標會即時更新。評論即時顯示，確保對話同步進行。這個共享工作區有助於通過將反饋和決策集中在一個地方來改進協作，即使跨越不同的時區也能輕鬆應對。

一旦內容準備就緒，團隊會將即時文件轉換為已發佈的頁面，以便更廣泛的可見性。現在，即時狀態在普通頁面上也可見，即使在唯讀模式下，也能輕鬆看到誰正在閱讀或審閱。

🔹小貼士：將滑鼠懸停在即時文件中的頭像上，可以精準看到隊友正在即時編輯的位置，從而更容易協調審閱並避免內容重疊。👀

🤖 3. 內建 AI 工具：更快地最佳化內容

編輯瓶頸會拖慢團隊的效率，尤其是在審閱週期堆積如山時。但有了 Rovo 和 Confluence 中的 AI 功能，Atlassian 團隊可以直接在工作發生的地方簡化編輯流程。

只需突出顯示一個句子，AI 就能立即幫你修復語法、調整語氣，甚至精簡掉冗餘的措辭。無論你需要快速生成頁面摘要，還是為全球團隊翻譯內容，Confluence 都能讓你在幾秒鐘內輕鬆搞定，完全無需切換任何工具！

這些AI驅動的快速編輯，能為團隊在每個審閱週期中節省大量時間。團隊不再需要反覆標記問題並苦等修改，AI 能即時潤色文字，讓內容更清晰、精煉，隨時可以分享。更棒的是，它還能提升團隊成員的寫作信心。即使是那些不習慣為大眾撰寫內容的夥伴，也能在文件中獲得實用的AI建議，從而保持創作動力，無需額外求助！

🔹小貼士：使用 AI 驅動的摘要來加速審閱——在長頁面的頂部加入一個摘要，以便隊友在深入閱讀之前快速瀏覽要點。📝

🎨 4. 白板功能：可視化組織創意

Confluence 白板為團隊提供了一種內建方式，可以在幾分鐘內將凌亂的頭腦風暴轉化為優先順序明確的計畫，而無需切換到其他工具。

Atlassian 團隊首先使用便利貼或範本快速捕捉想法，然後使用白板 AI 生成更多想法並自動將其分組歸類。

用於規劃和優先順序劃分的白板範本——如腦力寫作、概念圖和優先順序網格——為團隊提供了一個結構化的起點，使跨角色和時區的協作更加容易。

AI 驅動的分組將頭腦風暴後的瑣事變為一鍵操作，幫助團隊在會議氣氛仍活躍時組織洞察。這使得發現差距、區分“必備項”和“可選項”以及就首先解決什麼問題達成一致變得容易。團隊可以立即專注於決策和後續步驟，而不是事後清理筆記。

🔹小貼士：將便利貼連結到相關的 Confluence 頁面或 Figma 檔案，以便隊友無需離開白板即可打開詳細資訊。💡

⚡ 5. Jira 整合：一鍵將想法轉化為行動

Atlassian 團隊不再手動複製頭腦風暴筆記，而是使用 Jira 整合將便利貼即時轉換為任務——這使得從規劃到執行的過渡變得輕而易舉。

通過智能分區，他們可以按工作類型組織便利貼，並自動對關聯的 Jira 任務進行批次更新。將任務拖放到“下個衝刺”分區以安排工作，或拖放到“已阻止”分區以標記依賴項。Jira 會即時更新。無需手動連結或清理。

日常工作中，這種工作流有助於團隊更快地行動並保持一致。它減少了手動輸入，即時捕捉優先順序，並在討論新鮮時保持高昂的勢頭。

🔹小貼士：使用智能連接器可視化 Jira 任務之間的依賴關係；這對於及早發現阻礙因素非常有用。🔗

🎯 6. 智能連結與嵌入：保持專注

Atlassian 團隊使用智能連結將 Jira 看板、設計檔案和來自其他第三方工具的資產直接嵌入到 Confluence 頁面中。這使得關鍵工具和資訊可見且可操作，而無需在應用程式之間跳轉。

在嵌入檢視中，智能連結將貼上的 URL 轉換為互動式預覽。團隊成員可以查看 Jira 任務、評論設計或調整路線圖——所有這些都無需離開頁面。這意味著更少的切換和更專注的工作。

這對於跨職能團隊協作尤其有用。例如，產品經理可以將即時 Jira 看板嵌入到發佈簡報中，以便市場和工程團隊無需在工具之間跳轉即可保持一致。

🔹小貼士：使用內聯連結實現整潔的表格，卡片檢視實現快速預覽，以及嵌入功能實現完全互動，包括 Figma、G-Drive 和 YouTube 等第三方工具。🌐

💬 7. 評論與視訊：在上下文中審閱工作

Atlassian 團隊不使用幻燈片進行內部審閱。相反，他們直接在 Confluence 中展示、討論和迭代工作。反饋通過內聯評論和@提及直接在頁面上進行。對於更複雜的演練，團隊成員嵌入 Loom 視訊來解釋決策或加入背景資訊。審閱者可以根據自己的時間進行回覆，減少會議的同時保持清晰和細節。

Atlassian 領導者更喜歡這種非同步方法來提供細緻的反饋。幻燈片缺乏深度並限制討論。在文件中嵌入 Loom 視訊並直接評論可以實現更清晰的解釋和更強大的文件——從而建立更持久的反饋循環。

🔹小貼士：使用 Loom 視訊來演示多個標籤頁，然後將連結嵌入評論中，以便快速進行上下文審閱。🎬

🧹 8. 內容健康：保持空間整潔

當項目劃上句號，或優先順序發生變化時，Atlassian 團隊可不會讓過時內容“霸佔”空間。這一切都從合理規劃結構開始。例如，像團隊中心這類需要長期活躍的空間，會持續更新；而那些完成使命的項目空間，則會在項目結束後被歸檔、重新導向或直接刪除。更棒的是，自動化工具會幫忙標記那些“過期”頁面，給出清理建議，或者傳送提醒，敦促你去審閱那些“沉睡”已久的內容。

為什麼要保持內容乾淨？不僅僅是為了整潔，更是為了讓你的智能工具——比如 AI 助手 Rovo——能真正“聰明”起來！ 想像一下，如果你的文件庫裡堆滿了過時資訊，AI 推薦的頁面會不會也變得“亂七八糟”？這些陳舊內容不僅會稀釋搜尋結果的精準性，還會降低你對 AI 建議的信任度。所以，Atlassian 會果斷淘汰舊宏，確保文件始終精準、易於維護。

🔹小貼士：使用空間概述頁面解釋該空間的用途、預期內容以及誰負責維護。🗂️

🌟 像 Confluence 團隊一樣使用 Confluence

Atlassian 的 Confluence 團隊不僅建構產品——他們還依靠它來運行每個項目。從快速頭腦風暴到詳細的發佈計畫，Confluence 幫助他們連接團隊、分享反饋並推動項目向前發展。

他們的工作流是任何希望加速協作和減少摩擦的團隊的實用指南。借助即時文件、白板、智能連結和嵌入式 Jira 檢視等工具，Confluence 幫助您的團隊在每個項目中保持一致並保持勢頭。